Organizacijos darbuotojų vidinių susirinkimų pagrindinės taisyklės:
- Susirinkimo tikslai:
- užfiksuoti, informuoti apie einamąsias problemas, nustatyti atsakingus asmenis, bet ne spręsti problemas;
- įtraukti reikiamus darbuotojus ir suteikti jiems atsakomybes;
- padėkoti vieni kitiems už gerai atliktus darbus ar suteiktą pagalbą.
- Susirinkimai yra vieši, t. y. klausytojų teisėmis juose gali dalyvauti bet kuris darbuotojas.
- Vieną dieną iki susirinkimo pradžios visi dalyviai įrašo už atitinkamą periodą pasiektus KPI rodiklius.
- Susirinkimo vadovas (moderatorius) susirinkimo metu:
- leidžia kalbėti tik po vieną ir eilės tvarka;
- pirmu ratu – išsakomos ir registruojamos problemos, nustatomi (koreguojami) terminai;
- antru ratu – išsakomos ir registruojamos padėkos.
- prižiūri, kad problema būtų apibūdinama ne daugiau kaip 5 žodžiais.
- neleidžia išsiplėsti, užduoti klausimų, siūlyti ar priimti siūlymus, kaip spręsti problemas, pasakoti plačiau apie problemas.
- užtikrina, kad susirinkimas prasidėtų ir baigtųsi sutartu laiku.
- leidžia kalbėti tik po vieną ir eilės tvarka;
- Dalyviai susirinkimo metu:
- išjungia ir nenaudoja mobilių telefonų ir kitų įrenginių;
- kalba tik po vieną pagal suteiktą eiliškumą;
- problemas apibūdina ne daugiau kaip 5 žodžiais;
- padėkas išsako konkrečiam (konkretiems) darbuotojui už konkretų darbą arba pagalbą.
- Problemų kėlimas susirinkimuose:
- problema turi būti apibrėžiama tiksliai ir aiškiai, rekomenduojama – penkiais žodžiais;
- rekomenduojama, kad problema būtų išreikšta skaitine reikšme ir turėtų sąsajas su skyriaus tikslu;
- įsitikinti, kad visi gerai supranta problemą;
- nurodyti, kas buvo daroma siekiant spręsti problemą, ar buvo įtraukti komandos nariai ir kitų skyrių darbuotojai;
- paaiškinti priežastis, kodėl nepasisekė individualiai išspręsti problemos;
- nurodyti, kokios bus pasekmės, jei problema liks neišspręsta.
- Susirinkimo problemų registrą ir padėkas pildo moderatoriaus paskirtas darbuotojas.
- Nesant kurio nors dalyvio, šis pavaduojančiu nekeičiamas ir į susirinkimą neina, bet gali klausytojo teisėmis dalyvauti kolega iš to pačio skyriaus.
